Mitarbeiterparty oder Firmenjubiläum – Diese Aspekte solltet ihr bei der Planung eures Events beacht
Wer war nicht schon einmal selbst der Gastgeber und hat eine Party geschmissen? Ein paar Getränke und Snacks sind schnell besorgt, Einladungen per WhatsApp verschickt und auch Spotify hat mittlerweile Playlisten für jeden Musikgeschmack. Kommt es jedoch zu einer Feier im etwas größerem Rahmen, dürfen einige wichtige Aspekte nicht vernachlässigt werden.
Zu aller erst solltet ihr eure Zielgruppe klar definieren, denn alles weitere wie zum Beispiel das Entertainment, die Location und das Essen richtet sich in erster Linie nach euren Gästen. Genau so wenig wie sich wohlhabende Geschäftsmänner auf einem Techno Rave wohlfühlen, eignet sich ein 5 Sterne-Kaviar-Sekt Empfang für die Young Generation ihres Mitarbeiterteams. Ist ihr Kundenstamm erst einmal bestimmt, müssen der Anlass und das Ziel der Veranstaltung konkretisiert werden. Möchte ich für mein eigenes Unternehmen werben? Oder meinen Mitarbeitern ein Dankeschön für ihr Engagement entgegenbringen? Ziele werden häufig nach qualitativen und quantitativen Zielen unterteilt. Die Aufbesserung des Images oder die Übermittlung bestimmter Informationen zählen zu den beliebtesten qualitativen Zielen, wohingegen die Gewinnsteigerung oder Kundenakquise klare quantitative Ziele sind. Aber was nützt schon ein perfekter Plan, wenn die Mittel um diesen umzusetzen fehlen. Das Budget bestimmt den groben Rahmen einer jeden Veranstaltung. Zumindest eine ungefähre Orientierung sollte gegeben sein, um die Größe des Events bestimmen zu können. Je nach Zielgruppe ist es nun wichtig, dass ihr als Veranstalter das passende Datum sowie eine geeignete Location findet. Dass Parties besser an Wochenenden stattfinden sollten weiß jedes Kind, aber habt ihr euch schon einmal Gedanken darüber gemacht, ob eure Gäste auf einer anderen Veranstaltung, die zeitgleich stattfindet, sein könnten? Versucht die Konkurrenz zu minimieren, indem ihr ein geeignetes Datum, die perfekte Uhrzeit und die passende Länge bestimmt. Da man mittlerweile bereits in unter-wasser Restaurants dinieren oder seinen Geburtstag in einem „Katzentempel“ feiern kann, ist die Wahl der Location alles andere als ein Kinderspiel. Größe, Standort, Bestuhlung und vorhandenes Equipment sind einige der vielen Kriterien die ausschlaggebend sind.
Wenn ihr euch an diese wichtigen Aspekte haltet, seid ihr garantiert auf der sicheren Seite und der Grundstein für eure Veranstaltung ist gelegt. Jetzt ist es an der Zeit sich zu überlegen, ob und welche Acts für ausgelassene Stimmung sorgen sollen!
